Diseño e implementación de Oficinas de Gestión de Proyectos

¿Gestiona todos los proyectos de su organización de forma homogénea y coordinada?

¿Asegura la alineación de la estrategia que definió la Dirección con sus proyectos?

El éxito o fracaso de una organización puede medirse en función de la capacidad que disponga de alcanzar sus objetivos estratégicos. A su vez, los procesos estratégicos de la organización dependerán de la eficiencia en la gestión de proyectos, programas y portafolio.

Esta es la razón principal por la que surge la necesidad de incorporar un ente organizacional, Oficina de Gestión de Proyectos o Project Management Office (PMO), que se encargue de canalizar de forma homogénea la gestión de todos los proyectos corporativos y los mantenga alineados con la estrategia global a implementar.

Una PMO asegura que todos los involucrados en proyectos, en especial los gerentes de proyecto; dispongan de capacidades, metodología, procedimientos y herramientas necesarias para lograr el éxito de sus proyectos. Establece un lenguaje común y corporativo referente a la gestión de proyectos en la organización.

Disponer de una PMO dentro de su organización le permitirá principalmente centralizar la información de los proyectos y los recursos compartidos, generando un ambiente de colaboración para todos los interesados, disponiendo de información adecuada para apoyar una correcta selección y priorización de los proyectos en el portafolio.

A su vez, el fin último de la misma es reducir el tiempo del ciclo de vida de los proyectos y los costos relacionados a su ejecución, permitiéndole gestionar más proyectos con las mismas restricciones.

Nuestro enfoque

Brindamos el servicio de diseño e implementación de una PMO así como de la metodología de Gestión de Proyectos correspondiente, de acuerdo a la visión extendida del éxito de un proyecto y a nuestro enfoque respecto al ciclo completo de una iniciativa de cambio; ajustando las mejores prácticas en la disciplina a las particularidades de su organización.

Primero se define el tipo de PMO a implementar teniendo en cuenta el nivel de madurez actual de la organización y su capacidad de mejora en relación a la práctica de Gestión de Proyectos. En función de dicho análisis nuestro equipo de profesionales se centra en:

  • Seleccionar las mejores prácticas para la elaboración, documentación y administración de Casos de Negocio (herramienta de análisis y selección de proyectos).
  • Elaborar un marco metodológico para la gestión de proyectos y sus beneficios en base a las mejores prácticas y estándares internacionalmente aceptados, cuya implementación resulte más adecuada a la realidad de su organización.
  • Definir los procedimientos y formularios requeridos para implementar dicho marco metodológico.
  • Definir los roles, funciones y responsabilidades de la PMO, garantizando que la misma opere dando soporte al negocio a través de una gestión de proyectos integral.
  • Asistir en la selección y configuración de herramientas de gestión de proyectos y portafolio, de acuerdo a las necesidades de su organización y al esquema de trabajo definido (opcional).
  • Definir los procedimientos para la gestión del Portafolio de Proyectos.
  • Capacitar y brindar coaching al personal directamente involucrado en las tareas de la PMO y con fuerte participación en la gestión de proyectos.
  • Apoyar y dar acompañamiento inicial en las tareas realizadas por una PMO, principalmente en lo que respecta a consolidación de información, seguimiento de proyectos y asistencia a los gerentes de proyectos en el uso de la metodología.
  • Brindar apoyo directo al personal designado como Sponsor, Gerente de Proyecto o equipo de trabajo, en la aplicación de las tareas que son su responsabilidad.