Necessidade de manter os Planos de Contingência

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Atualmente as organizaçőes estão inseridas em ambientes altamente competitivos e dinâmicos, o que produz uma forte pressão para melhorar sua capacidade de satisfazer as demandas dos clientes, cumprir com os requerimentos de seus sócios de negócio, se adaptar às novas tecnologias e cumprir com a normativa interna ou externa vigente.

Esses aspectos estão muitas vezes relacionados com a habilidade que possam desenvolver essas organizaçőes para garantir a continuidade na prestação de seus serviços chave a um nível adequado.

Garantir a continuidade das operaçőes é hoje em dia uma característica de qualidade relevante para qualquer organização levando em conta o impacto que pode provocar uma interrupção das mesmas, tanto desde o ponto de vista econômico (perdas tangíveis) quanto da imagem (perdas intangíveis).

Pelo anteriormente exposto pode-se afirmar que é muito importante para as organizaçőes ter uma Solução de Continuidade Operativa, preferentemente com um alcance corporativo, estruturada a partir de equipes de pessoas treinadas nas açőes a executar para a detecção e resposta oportunas diante das contingências e que contam com os recursos e infra-estrutura requeridos para fazê-las.

Embora todas as organizaçőes estão cientes de que manter atualizados seus Planos de Contingência (açőes a desenvolver) é um requisito indispensável para garantir a efetividade de qualquer Solução de Continuidade Operativa, nos fatos essa tarefa poucas vezes é feita em forma adequada. Isso pode ocorrer por diversos fatores, como ser:
  • Dificuldade para detectar oportunamente as situaçőes que provocam mudanças nos planos, por causa de que, entre outros fatores, são de origem e natureza muito diferentes (mudanças na estrutura organizativa, plataforma tecnológica, unidades de negócio, requerimentos dos acionistas, etc.).
  • Falta de recursos, conhecimentos e experiência para formular os processos ou tarefas a serem modificados.
  • Falta de coordenação entre as equipes de resposta envolvidas nos processos a serem mudados (especialmente se estão dispersos geograficamente), o que pode provocar que se introduzam erros nos planos.
  • Falta de definição clara de quem deve aprovar as mudanças feitas nos planos.
  • Dificuldade para controlar as versőes de cada documento.
  • Dificuldade de coordenar, executar e documentar as provas dos planos, tanto em forma unitária como integrada.

Quando a função de manutenção dos planos não é adequada, desperdiça-se o esforço de desenvolvimento, uma vez que ao pouco tempo se tornam obsoletos e deve-se trabalhar, praticamente desde zero, na sua reelaboração. Como se pode ver na seguinte gráfica.

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Um Plano de Contingência desatualizado, ou que não tenha sido suficientemente testado é quase mais perigoso para uma organização do que não contar com nenhum plano, já que no primeiro caso cria-se uma falsa expectativa que no caso de uma contingência não se pode cumprir, e que no entanto atrapalhou qualquer ação de resposta rápida que pode tentar desenvolver aquele que sabe e que não tem nada previsto.