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BCPOrganizer Versión 2

A partir de julio de 2010 se encuentra disponible la segunda versión de la herramienta Business Continuity Planning Organizer (BCPO) donde se recogen las sugerencias de los usuarios para lograr una serie de mejoras en cuanto a la facilidad de uso, y se agregan nuevas funcionalidades para permitir que BCPO se transforme en el centro de toda la documentación relevante asociada a la Administración de la Continuidad del Negocio.


Nuevas funcionalidades

Las dos nuevas funcionalidades incorporadas son un módulo para asistir la realización de la planificación, coordinación y documentación de pruebas de los planes, y un módulo para guiar la ejecución de un Análisis de Riesgos formal, sobre el cual desarrollar y documentar los Planes Preventivos de la empresa.

El módulo de pruebas le permite al equipo de mantenimiento coordinar la ejecución de “instancias de prueba” (que pueden involucrar uno o más planes) con todos los líderes de equipo participantes. Cada uno de los líderes de equipo deberá aprobar su participación en la prueba considerando el impacto estimado de ésta para el negocio y su disponibilidad de tiempo para las fechas planificadas. Todo el proceso de ingreso de la información necesaria para llevar adelante las pruebas, coordinar las fechas, estimar los impactos y obtener las autorizaciones es automatizado por BCPO, que guarda logs de todos los pasos. Una vez completa la planificación y coordinación, cada líder de equipo deberá registrar en la herramienta los resultados obtenidos, completando así la instancia con una evaluación final en conjunto. Dicha información queda asociada a los planes y guardada en BCPO, y oficia como evidencia de las pruebas realizadas y los resultados obtenidos, recogiendo además la periodicidad y oportunidad de dichas pruebas, y todos los comentarios relevantes de los participantes

El módulo de Análisis de Riesgo y Planes Preventivos, por su parte, ofrece funcionalidades para crear planillas de riesgo (siguiendo la metodología estándar de COSO II) donde se pueden registrar los distintos objetivos, riesgos y controles de la organización en cuanto a la Continuidad del Negocio, considerando distintos escenarios en caso de considerarse de interés. Cada uno de los riesgos es evaluado en función de su probabilidad e impacto inherentes y residuales (según tablas configurables) y aplicando fórmulas de exposición (también definibles a voluntad), y es posible adicionalmente documentarse todos los controles asociados a cada riesgo. Este módulo ofrece varios mecanismos sencillos de utilizar para analizar los resultados obtenidos (filtros por categorías, “mapas de colores” con las exposiciones, reportes completos, etc.).

A partir de dicho análisis es posible identificar y documentar acciones que se deben ejecutar para mitigar algún riesgo (Procedimientos de Acción) y otras que se deben realizar en forma periódica para asegurar un cierto nivel de preparación preestablecido (Procedimientos de Monitoreo). Ambos tipos de procedimientos en conjunto componen el Plan Preventivo de la empresa. Los Procedimientos de Acción se enfocan a la solución de debilidades o problemas detectados durante el Análisis de Riesgos que promueven que la organización se vea en una situación de contingencia o que comprometen el éxito o la calidad de la Solución de Contingencia (por ejemplo: la corrección de un procedimiento que no está operando correctamente y puede aumentar la probabilidad de que ocurra una contingencia importante o la implementación de un control que mejora el nivel de preparación de la empresa), mientras que los Procedimientos de Monitoreo indican cómo deben ser revisados periódicamente los controles críticos (aquellos que reducen las exposiciones más altas a niveles aceptables) para garantizar que el nivel de preparación se mantenga en el tiempo.


Mejoras sobre la versión anterior

Además de los nuevos módulos indicados previamente, la nueva versión de BCPO incluye una serie de cambios en la interface de usuario para ofrecerle una experiencia más cómoda y simple.

En primer lugar, el editor de texto utilizado en la herramienta ha sido modificado completamente, y ofrece ahora una mejor performance, mayor poder de edición en lo referente a formatos y mejor integración con textos que provengan de otras fuentes (por ejemplo, Microsoft Word).

La interface del usuario se ha simplificado en varios aspectos, y permite eliminar algunos de los botones existentes en la versión anterior y consolidar todas las acciones posibles para cada objeto en un único lugar, mejorando así su usabilidad.

Finalmente, se han agregado una serie de mecanismos para el ordenado y filtrado de todas las listas existentes dentro de la herramienta (por ejemplo, la lista de usuarios) para facilitar el acceso a la información de forma más rápida.


Vinculación con la norma BS25999

Uno de los objetivos principales para esta nueva versión de BCPO es guiar a las organizaciones en sus funciones de administración de la continuidad del negocio (BCM) de manera alineada con la norma BS 25999, y servir además de repositorio de toda la documentación requerida para obtener la certificación en dicha norma.

En este sentido, al haber agregado los módulos de Análisis de Riesgo y Pruebas a los ya existentes para administrar todos los planes, BCPO cumple con todos los requerimientos exigidos por la norma y le permite a cualquier organización que integre la herramienta a sus procesos de BCM encontrarse en una situación inmejorable para obtener una certificación que cada día tiene más valor.