Necesidad de mantener los Planes de Contingencia

Actualmente las organizaciones suelen estar insertas en entornos altamente competitivos y dinámicos, lo que se traduce en una fuerte presión para mejorar su capacidad de satisfacer las demandas de los clientes, cumplir con los requerimientos de sus socios de negocio, adaptarse a nuevas tecnologías y cumplir con la normativa interna o externa vigente.

Estos aspectos están en gran medida relacionados con la habilidad que puedan desarrollar estas organizaciones para garantizar la continuidad en la prestación de sus servicios clave a un nivel adecuado.

Garantizar la continuidad de las operaciones es hoy en día una característica de calidad relevante para cualquier organización, dado el impacto que puede provocar una interrupción de estas, tanto desde el punto de vista económico (pérdidas tangibles) como de imagen (pérdidas intangibles).

Por lo anterior se puede afirmar que es muy importante para las organizaciones contar con una Solución de Continuidad Operativa, preferentemente con un alcance corporativo, estructurada a partir de equipos de personas entrenadas en aquellas acciones a ejecutar para la detección oportuna y respuesta ante contingencias y que cuentan con los recursos e infraestructura requeridos para llevarlas a cabo.

Si bien todas las organizaciones son concientes que mantener actualizados sus Planes de Contingencia (acciones a desarrollar) es un requisito indispensable para garantizar la efectividad de cualquier Solución de Continuidad Operativa, en los hechos esta tarea rara vez se realiza en forma adecuada. Esto puede ocurrir por diversos factores, como ser:

• Dificultad para detectar oportunamente las situaciones que provocan cambios en los planes debido, entre otras cosas, a que son de muy diferente origen y naturaleza (cambios en la estructura organizativa, plataforma tecnológica, unidades de negocio, requerimientos de los accionistas, etc.).
• Falta de recursos, conocimientos y experiencia para formular los procesos o tareas a ser modificados
• Falta de coordinación entre los equipos de respuesta involucrados en los procesos a modificar (sobre todo si se encuentran geográficamente dispersos), lo que puede provocar que se introduzcan errores en los planes.
• Falta de definición clara sobre quién debe aprobar los cambios realizados en los planes.
• Dificultad para controlar las versiones de cada uno de los documentos.
• Dificultad para coordinar, ejecutar y documentar las pruebas sobre los planes, tanto en forma unitaria como integrada.

Un Plan de Contingencia desactualizado, o uno que no haya sido probado adecuadamente, es casi más peligroso para una organización que no contar con ningún plan, ya que en el primer caso se crea una falsa expectativa que llegado el momento de una contingencia no se puede cumplir, y que no obstante entorpece cualquier acción de respuesta rápida que podía haber intentado desarrollar alguien que sabe que no tiene nada previsto.