Diferencias con otros enfoques y herramientas
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¿Por qué estructurar la Solución de Continuidad Operativa en varios planes y no uno solo?
Las tareas que debe desarrollar una organización para recuperarse de una contingencia son muy variadas y persiguen una serie de objetivos concretos; requieren usualmente de habilidades y conocimientos específicos de parte de las personas que las ejecutan.Esto hace que naturalmente el trabajo de recuperación se organice a través de una serie de equipos de respuesta, cada uno con responsabilidades y habilidades concretas.
Es muy probable que estos equipos no sean "intercambiables", o sea, que ninguno de ellos cuente con el conocimiento necesario para ejecutar las tareas que son responsabilidad de otro, por lo cual no existe en principio ninguna necesidad de que ningún equipo cuente con la descripción de las tareas que deben realizar los restantes. Es más: es recomendable que no sea así. Generalmente los procedimientos recogidos en los planes pueden involucrar información confidencial o sensible, que no es conveniente divulgar más allá de lo estrictamente necesario. Por ejemplo, muchas veces registrada una contingencia, la estructura de control interno de las organizaciones se ve debilitada porque se eliminan controles en pos de lograr un nivel operativo aceptable durante el período de operación en régimen de contingencia, lo cual no es bueno que se divulgue, como tampoco la ubicación de instalaciones alternativas, números de contacto personales de alta gerencia, etc.
No obstante lo anterior, tanto al momento de tener que ejecutar los Planes de Contingencia como de mantenerlos, la coordinación entre los equipos es fundamental, ya que generalmente se requiere del trabajo de varios para recuperar cada proceso de la organización. En estos casos decimos que estos equipos están “vinculados”.
Para resolver este tema y reflejarlo automáticamente en la herramienta se ha trabajado de la siguiente forma: cuando una tarea, que forma parte de un plan (responsabilidad de un equipo determinado), está vinculada a otro equipo, se deberá indicar explícitamente esta relación según el formato sugerido por BCPOrganizer.
En lo que respecta a la instancia de ejecución del plan, esta vinculación no es cerrada, en el sentido de que los equipos vinculados conocen completamente el objetivo de la tarea que deben desarrollar; en particular, el equipo que vinculó a los restantes sabe de qué forma lo deben asistir, por lo tanto, si estos últimos no responden, si bien probablemente se vea afectado el tiempo de recuperación, podrá procurar este soporte de otra forma y no quedará “detenido” por falta de asistencia o coordinación.
En lo que hace a la instancia de mantenimiento, al momento de modificarse una tarea de cualquier plan que presente uno o más equipos como vinculados a ella, estos serán automáticamente notificados del cambio propuesto, y se requerirá de su aprobación para que BCPOrganizer acepte dicha modificación como definitiva.
Si bien el objetivo de una Solución de Continuidad Operativa es permitirle a la organización recuperarse luego de registrada una contingencia de cualquier naturaleza, origen o magnitud, indudablemente el nivel de preparación con que cuente dicha organización para enfrentar sus eventuales contingencias incidirá en la calidad de esta solución. Dicha calidad se evidencia a través de: el costo o esfuerzo asociado a la ejecución de las acciones de respuesta (Planes de Contingencia), la infraestructura referenciada en dichos planes, el tiempo de recupero, el nivel operativo logrado, la duración del período de contingencia y el esfuerzo asociado al retorno a la normalidad.
Por otro lado, el nivel de preparación para enfrentar contingencias de una organización tiene mucho que ver con el esfuerzo en prevención que realice, y se puede asegurar que si las acciones preventivas son adecuadas, el nivel de preparación será bueno y por ende la Solución de Continuidad Operativa será de mejor calidad.
Se puede afirmar entonces que al trabajar en Business Continuity Management surgen dos enfoques complementarios: responder y prevenir.
Responder es el elemento obligatorio en este tema, y las acciones requeridas a tal fin se recogen en el Plan de Contingencia. Mientras que trabajar en prevenir es la forma más eficiente y efectiva de mejorar la calidad de respuesta ante contingencias, y las acciones requeridas en este caso se pueden formalizar a partir de la elaboración de un Plan Preventivo.
E l Plan Preventivo, al igual que el Plan de Contingencia, debe ser adecuadamente mantenido, y por tal motivo se ha incluido este módulo en BCPOrganizer.
Al trabajar en prevención, es necesario identificar cuáles son las situaciones que podrían ocasionar una interrupción en la operativa crítica de la organización, sobre todo en los casos que recuperarse sea prácticamente imposible o muy costoso/difícil; y definir las medidas adecuadas para, o bien reducir su probabilidad de ocurrencia o reducir su impacto. Para esto se debe aplicar la técnica de Análisis de Riesgos, considerando como activo (conjunto de activos) de interés la continuidad operativa de la organización. Aplicando esta técnica se pueden identificar dos tipos de situaciones sumamente interesantes para la organización:
- Aspectos que deban ser corregidos para mejorar el nivel de preparación ante contingencias, ya sea porque se disminuye la probabilidad de que se interrumpa la operativa de la organización o se mejora la calidad de las medidas de respuestas (mejor nivel de preparación, mejor calidad del Plan de Contingencia).
- Aspectos que deban ser monitoreados para garantizar que el nivel de preparación definido se mantiene en el tiempo (por ejemplo: ejecución de respaldos, disponibilidad de ciertos recursos en las condiciones necesarias, capacitación del personal en aspectos de contingencia).
Tanto los aspectos que deban ser mejorados como aquellos que deban ser monitoreados serán incluidos dentro del Plan Preventivo manejado por BCPOrganizer.
Esta herramienta provee las funcionalidades necesarias para guiar la ejecución de múltiples Análisis de Riesgos, y permite trabajar en distintos escenarios, con diferentes estimaciones de probabilidad e impacto y, por lo tanto, obtener así un análisis de impacto de dichos riesgos en el negocio (Business Impact Analisys); todo esto asociado a la elaboración del Plan Preventivo, el cual se podrá documentar y administrar también utilizando BCPOrganizer.
